La réponse courte : Vous devez automatiser l'accès aux serrures intelligentes pour les fournisseurs en intégrant votre système de tickets de maintenance à vos serrures intelligentes. Cela crée un code PIN unique et limité dans le temps pour chaque ordre de travail spécifique qui expire au moment où la tâche est terminée, éliminant ainsi les risques de sécurité liés aux codes maîtres statiques.
La responsabilité du « Master Code »
Si vous envoyez toujours le « 1234 » ou les quatre derniers chiffres d'un numéro de téléphone à votre plombier, à votre personnel de nettoyage et à vos inspecteurs, vous laissez vos propriétés grandes ouvertes. Dans le secteur de la gestion immobilière, un code maître statique est en fait une clé perdue. Une fois que vous l'envoyez par SMS, vous perdez le contrôle de qui l'a, avec qui il le partage et quand il l'utilise.
Au-delà de la faille de sécurité évidente, l'administration manuelle représente une charge de ressources. Au début de 2025, les coûts de main-d'œuvre opérationnels dans le secteur STR avaient augmenté d'environ 12 % par rapport à l'année précédente. Chaque tranche de 15 minutes que votre équipe passe à générer des codes, à envoyer des SMS aux sous-traitants et à vérifier leur arrivée représente des milliers de dollars en frais de gestion inutiles par an. Vous ne pouvez plus vous permettre d'être gardien manuel.
La solution : lier l'accès aux bons de travail
Pour sécuriser votre portefeuille, vous devez supprimer l'élément humain du provisionnement des accès. La méthode la plus efficace consiste à relier votre logiciel d'exploitation directement à votre infrastructure IoT. Cela permet d'accorder des droits d'accès en fonction de la nécessité de la tâche, et non de la mémoire du contractant.
Voici comment automatiser cela en utilisant Suite Keeper combiné avec Suite Connect:
- Créez le bon de travail : Votre équipe des opérations crée un ticket de maintenance dans SuiteKeeper pour une propriété spécifique (par exemple, « Réparer un évier qui fuit »).
- Définissez la fenêtre : Vous attribuez le ticket à un fournisseur (interne ou externe) et définissez une plage horaire planifiée (par exemple, le mardi entre 10 h et 14 h).
- Automatisez la génération de code : Déclencheurs SuiteKeeper Suite Connect pour générer un code PIN unique de 4 à 6 chiffres sur la serrure intelligente de l'établissement. Ce code est valide seulement pendant la durée de la fenêtre planifiée.
- Notification instantanée : Le fournisseur reçoit un SMS ou un e-mail automatique contenant les détails du bon de travail et son code d'accès unique. Vous n'avez pas besoin de leur envoyer un texto.
- Expiration automatique : Une fois que le créneau horaire est fermé ou que le fournisseur marque la tâche comme « terminée » dans le portail des fournisseurs, le code est automatiquement effacé du cadenas.
Ce flux de travail garantit qu'un plombier qui a réparé un évier en janvier ne peut pas rentrer dans la propriété en mars en utilisant le même code.
Meilleures pratiques en matière de sécurité pour 2025
Les polices d'assurance modernes sont de plus en plus strictes en ce qui concerne les réclamations pour « entrée non forcée ». Si une unité est cambriolée et que le registre de verrouillage indique qu'un code d'entrée valide a été utilisé, votre réclamation peut être rejetée si vous ne pouvez pas prouver qui l'a utilisé. En automatisant les codes de porte temporaires pour la maintenance, vous créez une piste d'audit numérique.
Vous savez exactement qui est entré et à quelle heure. Ces données sont essentielles non seulement pour la sécurité, mais aussi pour la vérification des factures des fournisseurs. Si un nettoyeur facture trois heures mais que les journaux des serrures intelligentes indiquent qu'il est resté sur place pendant 45 minutes, vous disposez des données nécessaires pour contester la facturation.
Accès manuel ou automatisé aux fournisseurs
- Génération de code : Création manuelle dans l'application Lock → Généré automatiquement lors de la création du ticket
- Diffusion : Message texte non sécurisé → Notification automatique sécurisée
- Validité : Indéfini (jusqu'à suppression manuelle) → Limité dans le temps à des créneaux de rendez-vous spécifiques
- Piste d'audit : Guesswork/Memory → Journaux d'entrée/sortie précis liés aux factures
- Risque de sécurité : Élevé (partage de code commun) → Zero Trust (identifiant unique par poste)
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